تاکنون چندبار جمله «وقت طلاست» را شنیده‌اید؟ این ضرب المثل قدمتی دیرینه دارد و خیلی واضح به ما نشان می‌دهد مفهوم زمان حتی در گذشته‌های دور هم حائز اهمیت بوده است. درواقع میتوان دوباره پول هدر رفته را بدست آورد، کسب و کار ورشکست شده را از نو ساخت، سلامتی دوباره‌ای بدست آورد، امکان برگرداندن زمان به گذشته نیست!
این یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی‌ست که افراد با آن دست و پنجه نرم می‌کنند و همواره به دنبال راهی برای مدیریت زمان هستند. افراد زیادی را میشناسیم که همیشه وقت کم می‌آورند و با وجود تمامی تلاش‌هایشان باز هم کارهای عقب افتاده دارند. این مسئله خصوصا زمانی که میخواهند با یک دست چند هندوانه را بلند کنند بیش از پیش نمود پیدا می‌کند.
به نوعی باید بگوییم؛ زمان همچون یک نیروی نامرئی در حال کنترل زندگی شماست. اما کسی به شما گفته که میتوان افسار زمان را در دست گرفت و با مدیریت صحیح، کاری کرد که یک کارآفرین را به هدف نهایی‌‌اش برساد؟ خب در ادامه این بخش قصد داریم در این زمینه بیشتر صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
با مفهوم مدیریت زمان آشنا شوید
اگر هیچوقت از خودتان راضی نیستید و بر این باورید که باید بیشتر تلاش کنید. یا قادر به تقسیم وظایف نبوده و میخواهید تمامی کارها را خودتان انجام دهید. از طرفی توانایی نه گفتن را ندارید و از همه مهم‌تر کارها را به آینده موکول می‌کنید؛ باید بگوییم که چاره کار شما مدیریت زمان است.
با مدیریت صحیح زمان میتوانید برندسازی موفقی انجام داده و در مدیریت کسب و کار خود نیز بسیار موثرتر ظاهر شوید.
مدیریت زمان یعنی شما زمان مشخصی را برای هر کار در نظر بگیرید. به عبارت ساده‌تر؛ زمان را تقسیم بندی کنید!
وقتی نتوانید زمان را به درستی مدیریت کنید، عملا برنامه‌هایتان به تعویق می‌افتد، مدام کلافه هستید و دچار استرس می‌شوید. از طرفی حتی کارفرما نیز از دست شما شاکی میشود.
بدون برنامه ریزی در انجام هیچ کاری موفق نخواهید بود و تنها نظم بخشیدن به کارهاست که به مسیر رشد سرعت می‌بخشد. هیچ اهمیتی ندارد که صاحب یک کسب و کار هستید یا عضوی از آن، بهرحال شما باید مطابق با برنامه‌ریزی‌های اعمال شده پیش بروید.
دلیل اهمیت مدیریت زمان در کسب و کارها
از آن جهت به مدیریت زمان تاکید میشود که بتوانید از ساعات کاری‌تان بهترین استفاده را ببرید. هرکسی میخواهد در بهینه‌ترین حالت ممکن کار کند و این شکل از مدیریت ، دقیقا همان چیزی‌ست که میخواهد.
اگر که نمیخواهید به دنبال راه‌های ایجاد تعادل بین کار و زندگی فردی بروید، مدیریت زمان مهم‌ترین کاری‌ست که باید به آن اهمیت داده و انجامش دهید. البته دلایل دیگری هم وجود دارد از جمله:
- ارائه عملکرد بهتر
- تحویل به موقع کارها
- استرس کمتر
- ایجاد فرصت های شغلی بهتر
- اعتماد به نفس بالا
- کیفیت بالای کار
روش های موثر برای مدیریت زمان
حال که دانستید مدیریت و کنترل زمان تا چه اندازه در موفقیت کسب و کار شما اهمیت دارد، آیا میخواهید چگونگی محقق کردن آن را هم بدانید؟ چندین راهکار وجود دارد، که ما سعی کردیم موثرترین آنها را در این بخش گردآوری کنیم.
برنامه ریزی‌تان را بنویسید
یکی از مخرب‌ترین کارهایی که افراد میتوانند انجام دهند، بدون هدف روزانه وارد شرکت شوند یا روز کاری خود را استارت بزنند. بی نظمی مهم‌ترین سد پیشرفت شماست و تنها منجر به هدر رفتن وقتتان میشود. پس یک چک لیست آماده کنید و آن را براساس اولویت‌هایتان بنویسید و دقیقا مشخص کنید که در هر ساعت باید چه کارهایی را انجام دهید.
شاید این کار در ابتدا سخت به نظر آید اما با تداوم در آن میتوانید نتیجه‌اش را در مدت زمانی کوتاه ببینید.
پیشنهاد من این است که یک ساختار ثابت برای خود تدوین کنید. مثلا شنبه‌ها را به تماس با مشتریان و هماهنگی کارها اختصاص دهید. یکشنبه‌ها روز رسیدگی به مسائل مالی باشد، صبح‌ها قبل از شروع کار، تمامی ایمیل‌هایتان را چک کرده و عصرها سراغ استراتژی تبلیغات و مارکتینگ خود بروید.
درواقع با تدوین یک ساختار، از سردرگمی خارج شده و راحت‌تر به انجام کارهایتان میپردازید.
حواس پرتی‌ها را کنار بگذارید
چه چیزی حواس شما را پرت می‌کند؟ هر آن چیزی که میتواند منجر به حواس پرتی شما شود را کنار بگذارید! این حواس پرتی‌های به ظاهر کوتاه میتواند شما را از انجام حتی مهم‌ترین کارها نیز عقب بیاندازد.
یکی از بزرگ‌ترین حواس پرتی‌ها، گوشی موبایل است. حتما تجربه‌اش را داشته‌اید که برای لحظه‌ای کوتاه میخواهید به اینستاگرام بروید اما زمانی به خودتان می‌آیید که نزدیک به یک ساعت شده است! مطمئنا در این یک ساعت میتوانستید بخش بزرگی از پروژه را پیش ببرید!
براساس تحقیقات انجام شده؛ کارمندان هر شرکت در طول سال بالغ بر 759 ساعت از وقت خود را تلف می‌کنند. پس اولین قدم خود را شناسایی این عوامل بگذارید و هرطور شده برای مدتی کوتاه از شرشان خلاص شوید.
بر روی یک کار متمرکز شوید
برای اینکه بتوانید مدیریت زمان را به درستی پیش ببرید، باید تمام تمرکزتان بر روی انجام یک کار باشد. هیچ گاه افرادی که چندکار را با هم انجام می‌دهند، افراد خفنی نیستند! برعکس دقیقا همان کسانی‌اند که باید بیشتر جواب بدهند و مورد مواخذه قرار میگیرند.
درواقع وقتی چندین کار را بطور همزمان انجام می‌دهید؛ همیشه نصفه کاره میمانند و نمیتوانید کارفرما را راضی نگه دارید.
از نرم افزارهای مدیریت زمان استفاده کنید
این روزها عصر تکنولوژی و ارتباطات است و دیگر مدیریت زمان یا حتی مدیریت برند یک خواب یا رویای شیرین نیست! ابزارهای بسیار زیادی به دنیا معرفی شده که استفاده از آنها میتواند بر سرعت شما برای مدیریت بهتر بیافزاید. این نرم افزارها عبارتند از:
- ترلو
- دراپ باکس
- تو دو ایست
- اور نوت
- گوگل درایو
- گوگل کلندر
و در آخر
حال میدانید مدیریت زمان چیست و چرا تا این اندازه مورد توجه قرار میگیرد. نرم افزارهای مختلفی را معرفی کردیم و حتی از روش‌هایی که به شما در این مسیر کمک می‌کند گفتیم. متاسفانه در دنیای ما «ساعت برنارد» وجود ندارد و باید از این تصور که روزی به آن میرسیم دور شویم.
